El uso de las herramientas de Confianza Digital se hace cada vez más necesario en el mundo dada la digitalización de los procesos en todos los ámbitos.
La digitalización de documentos es una práctica que se ha venido haciendo popular en los últimos años. Esto ha obligado a empresas y autoridades a implementar algunas medidas de certificación para comprobar la inalterabilidad de la documentación y que por tanto tiene valor probatorio frente a las autoridades públicas. Este es el gran valor agregado de las herramientas de Confianza Digital.
Digitalización en las empresas
José Vázquez Ortega, socio director de CertiMatch, comentó que algo que le ha quedado muy claro en sus más de 30 años de experiencia en la industria de las tecnologías de la información es que hoy más que nunca para las empresas es necesario realizar una verdadera transformación digital de sus negocios y sacarles el mayor provecho a las herramientas tecnológicas disponibles para mantener sus ventajas competitivas y optimizar los procesos al máximo.
Más allá del uso correcto de la información al que se refirió Vázquez Ortega en su charla, enfatizó en la calidad de la información. Si bien las empresas deben estar captando de manera constante los datos del mundo real, es fundamental garantizar su calidad y autenticidad.
De allí la importancia y la conveniencia del uso de las herramientas de Confianza Digital, las cuales permiten verificar desde la hora exacta de la emisión de un documento, hasta que su contenido es exactamente igual a su versión original, ya sea física o electrónica; además su disponibilidad en formato digital permite que la disponibilidad de la información sea prácticamente inmediata, lo que facilita los flujos de trabajo en las organizaciones y optimiza el uso de recursos físicos y de tiempo.
José Vázquez Ortega resaltó la necesidad que tienen las compañías de integrar sus sistemas. Al tener softwares, programas y aplicaciones que no se conectan entre ellos el riesgo de error se incrementa de forma importante. El experto en transformación digital recomienda que se haga una integración de los sistemas, de modo que se cumplan la mayor cantidad de tareas posibles con el mismo programa y se automaticen procesos.
Servicios de Confianza Digital
Además de mejorar la productividad y la eficiencia en la empresa, lo cual redunda en la aportación de mayor valor a los clientes, en la integración de sistemas es de vital importancia la transparencia en los procesos.
Para ello, Horacio Miranda Miranda, especialista en tecnología de información y comunicaciones y Socio-Director de CertiMatch, comentó que las herramientas de confianza digital son de gran utilidad.
Certificados Digitales, Sellos Digitales de Tiempo, Constancias de Conservación, suman certeza de autenticidad e incluso valor legal a archivos de origen electrónico o físico; cada uno de ellos tiene características particulares y modelos de uso recomendados distintos.
Certificados digitales
Miranda Miranda, explicó que los certificados digitales, permiten hacer uso de las firmas electrónicas. De igual forma, con esta herramienta es posible identificar a un individuo, sea el autor del documento en sí o de la persona que firma el documento.
Las firmas digitales se hicieron sumamente populares en tiempos de pandemia, pero así mismo, las autoridades legales exigieron la implementación de métodos que otorgan valor probatorio a los documentos. Los certificados digitales son uno de estos métodos.
Sellos digitales de tiempo
Así como los certificados digitales permiten verificar la veracidad de una firma o la identidad de una persona, los sellos digitales de tiempo permiten comprobar el espacio temporal en el que se emitió un documento.
Se trata básicamente de un sello que especifica la fecha y hora en la que un documento fue emitido o modificado. Este sello es inalterable, por lo que ofrece la total seguridad de la información con respecto al tiempo en el que se llevó a cabo.
Esto resulta sumamente útil para evitar modificaciones y garantizar la fecha cierta de los documentos.
Constancias de Conservación
Las Constancias de Conservación de Documentos Electrónicos permiten a las empresas acreditar ante cualquier tercero que sus documentos electrónicos se han conservado íntegros y sin cambios, aportando seguridad jurídica a las relaciones comerciales y contractuales entre distintas partes.
Esta Constancia se genera a partir de un mensaje de datos o archivo, con el principal objetivo de almacenarlo a lo largo del tiempo, garantizando que el contenido del documento no haya sido alterado. Permite acreditar ante terceros la originalidad e integridad del documento a partir de la fecha, hora, minuto y segundo de emisión de la Constancia.
En el caso de México, la Constancia de Conservación bajo la NOM-151 es emitida por un “Prestador de Servicios de Certificación” (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía.
Digitalización de documentos de soporte físico
La Digitalización Certificada bajo la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, da plena validez jurídica y valor probatorio a largo plazo a los documentos digitales, conservando su autenticidad y valor como copia fiel del original.
La NOM-151 indica que una vez hecho el proceso de certificación se puede proceder a la destrucción de los documentos en soporte físico, generando ahorro en costos, tiempo y espacio de almacenamiento.
El servicio de digitalización certificada de documentos incluye la emisión de Constancias de Cotejo bajo la NOM-151, por parte de un “Tercero Legalmente Autorizado” (TLA) por la Secretaría de Economía, quien cotejará los documentos digitalizados (doble digitalización) para certificar que las copias digitales sean fiel reflejo de los originales analógicos.
Esto implica que la empresa que realice la digitalización de los archivos debe estar habilitada por un TLA para realizar el proceso de acuerdo a lo establecido en la NOM151, de manera tal que pueda garantizarse que el documento digital tendrá valor legal y será plenamente reconocido por las autoridades. En términos más claros, es una copia fiel del documento original, pero en digital y con el mismo valor probatorio.
Invitación de CertiMatch
CertiMatch Confianza Digital invita a las empresas a conocer sus servicios de confianza digital para impulsar su transformación digital. CertiMatch cuenta con el personal calificado para llevar a cabo este trabajo, cumpliendo con los requisitos establecidos por la NOM-151.
A toda empresa le conviene contar con herramientas para garantizar que sus documentos tendrán valor probatorio y sean reconocidos por las autoridades.
CertiMatch, empresa de servicios de Confianza Digital, expertos en la certificación y transformación de documentos físicos a digitales con validez jurídica. Garantiza la certeza en la fidelidad de las versiones digitales, cumpliendo con las NOM151 para aplicar las mejores prácticas en materia de digitalización certificada y gestión documental. Ofrece las mejores soluciones y herramientas de Confianza Digital.
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